第5章 - 用款申请和报销体系

## 5.1 总体说明
- **1** 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。
- **2** 本制度根据相关的财务制度及公司的实际情况，采用先「用款申请」后「申请报销」的流程体系。
- **3** 本制度适用公司全体员工。

## 5.2 用款和报销流程
- **填写申请表**：员工需填写《用款申请表》，包括申请人、所在部门、用款事由和说明、预算金额、用款类别、支付对象以及相关银行账号等信息。亦可附上相关支持文件，如报价单、合同、会议通知等。
- **部门审核**：直接上级审核用款申请的合理性和必要性，并通过OA系统进行签字确认和审批。（需在3个工作日内完成审核）
- **财务审批**：经过部门审核后，提交至财务部审核，财务部负责审查预算、费用合理性及符合公司政策。（需在3个工作日内完成审核）
- **领导审批**：
	1. 研发费用：全权由总经理审核（原则不超过5万元）
	2. 其他费用：<10000元由总经理审核，>10000元由董事长或董秘审核。
- **用款类型**：包括但不限于：办公用品（含易耗品）、招待费、培训费、资料费、软件/服务器等、咨询顾问费、广告宣传、装修及其他专项费用。
- **发放款项**：审批通过后，采用以下2种用款流程：
> （1）财务部根据支付时限，将款项直接支付至「用款申请表」中的支付对象所示的银行账号内。员工需配合财务部督促支付对象开具相应的发票，并在「用款申请表」中作为附件上传，以保证流程的完整性。（如支付对象未能开具发票，该部分发票需由员工负责解决。）
> （2）员工自行垫付，并督促支付对象开具对应的发票，然后发起报销流程，在报销中将「用款申请表」作为关联审批单，作为报销依据。财务部根据付款周期进行报销。（原则上为工资发放日后3天内）
> （3）公司会给用款频繁的员工办理“商务信用卡”，便于垫资操作用款事宜，员工可通过该卡进行用款抵扣，由公司根据「用款申请表」中的金额，按月统一进行偿还。
 ## 5.3 费用报销标准
- **1** 为保障员工合法权益，明确油费补贴标准为1.00元/公里（该标准只适用于因公务使用私人车辆的场景），计算公式：
 **报销金额=实际行驶里程（公里）×1.00元/公里**
   计算说明：具体行驶里程以地图导航显示的实际行驶距离为基准，同步核对车辆里程表数据，若两者差异过大，需提交书面说明并附导航截图及里程表照片，由行政部门核实后采用更精准数据。恶意虚报里程者，取消本次报销资格并追回款项。